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如何在Word中靈活插入數據：

       在Word應用中，常常會調用到Access、Excel或其他數據庫中的數據，如工資報表、學生成績單等。常用的調用方法是運用復制與粘貼的方法將數據庫中需要引入的數據復制到Word後再進行編輯，此種方式操作雖然比較簡單，但卻有一定的局限性。首先如果是有選擇性地對某些符合條件的數據進行復制，需在原數據庫中先對數據進行處理，再將處理後符合條件的數據進行復制，其次如果數據庫中數據發生改變，在Word中引入的數據不能夠自動更新。

    其實Word給我們提供瞭很好的數據庫編輯工具，可以在將數據庫中的數據插入的同時，很好地解決上述問題，另外還可以利用數據庫工具直接在Word中對插入的數據進行插入、刪除、升序與降序排列等基本操作。

    本文以Access的數據為例，講述將數據調入Word中的一般過程，其他數據庫數據的調入過程與此類似。

    假設在Access某一數據庫中有一數據表“考試成績”（如圖1），現利用Word中提供的數據庫操作工具將該表按指定要求調入Word。

圖1

    調用數據庫工具

    Word按默認方式打開文件時，數據庫工具不出現在面板，首先需將數據庫面板調用至界面，調用方法：選擇“視圖→工具欄”後將數據庫選中，出現如圖2所示面板。

圖2

    引入數據表

    將光標移至Word中待插入數據的位置，點擊數據庫工具欄中[插入數據庫]按鈕，選擇[獲取數據]按鈕後，註意在“打開數據源”窗口中文件類型應選擇“ms access數據庫（*.mdb）”，找到“考試成績”表所在的Access數據庫文件後選取“考試成績”表。

    設置查詢選項

    此項的設置最為關鍵，需要在此處設置所選數據的條件、按何種方式排序等參數。假設本例中要求將滿足性別為“男”並且外語成績大於80分的所有記錄調入Word，則需要在查詢選項的篩選記錄中做如圖3所示設置。

圖3

    另外還可在“排序記錄”中對引入的數據進行排序，在“選擇域”中對引入數據的字段進行篩選等。

    插入數據

    所有的篩選條件均設置好後，最後就可插入數據瞭。在圖4所示窗口中主要設置插入滿足上述條件的記錄的條數及當原表中數據發生改變時在Word中引入數據是否需要更新。由於本例中要求插入所有滿足條件的記錄，並且需要在原表中數據發生改變時在Word中引入的數據能夠及時更新，因此作瞭如圖4所示的設置。點擊[確定]後出現如圖5所示的結果。

圖4

圖5

    通過以上操作，可將數據庫中的數據按指定條件以表格的方式調入Word，在Word中可以對插入的數據直接進行編輯,也可以利用數據庫工具欄工具對引入數據作排序、刪除與增加記錄本等常見操作。另外，由於引入的數據均以域的形式存在，所以當原數據表中的數據發生改變時，可利用數據庫工具欄中[更新域]按鈕對引入的數據作及時的更新。利用此方法可非常方便地引入數據庫中的數據，從而減輕瞭在Word中編輯數據表格時所遇到的麻煩。