怎樣用Word“版本”功能 @ itest8的部落格

怎樣用Word“版本”功能：

　　撰寫工作報告或是演講文稿，經常是改瞭再寫，寫瞭再改，有時候甚至需要預備多個版本。通常的做法是將每個版本的文檔單獨保存為一個文件，相似的文件多瞭，不僅占用瞭磁盤空間，而且管理起來也不方便。有沒有什麼好辦法可以解決這個問題呢？當然有！

　　解決這個問題的關鍵就是Word 2000/XP的“版本”功能，打開Word 2000/XP的“文件”菜單，可以找到這項不為常人所關註的命令。

　　提示：Word 2000/XP采用瞭智能菜單，可以隱藏不常用的命令，所以，如果打開“文件”菜單後找不到“版本”命令，請將菜單完全展開，便可以看到。

　　以演講文稿為例，當第一稿錄入完畢後，執行“版本”命令，在彈出的窗口中點擊“現在保存，緊接著在出現的“保存版本”窗口中輸入“第一稿”，如圖所示，最後點擊“確定”完成保存。

　　繼續編輯文檔，當第二稿、第三稿完成後，重復上述操作，不同的是在“保存版本”中輸入“第二稿”、“第三稿”。

　　當需要調用該演講文稿的早期版本時，再次“版本”命令，單擊要打開的版本，再點擊 “打開”按鈕即可。

　　如果希望在同一個文檔中保存文檔的多個版本，務必記得使用“版本”功能。由於Word 2000/XP僅保存版本間的差別而不是每個版本的完整副本，使用這種方法還可節省磁盤空間哦！

　　技巧：在執行“版本”命令時可以選中“關閉時自動保存版本”復選框，再單擊“關閉”，這樣每次關閉文檔都會自動生成一個備份版本。