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問：想在word中拼音字母上加音調要怎麼加

答：用紫光拼音實現就比較簡單瞭

右擊輸入法狀態條上的軟鍵盤——→選擇：俄文字母——→再在打開的軟鍵盤上直接點擊，即可！

下載紫光拼音：

下載地址：

紫光拼音輸入法6.6

也許你已經在Excel中完成過上百張財務報表，也許你已利用Excel函數實現過上千次的復雜運算，也許你認為Excel也不過如此，甚至瞭無新意。但我們平日裡無數次重復的得心應手的使用方法隻不過是Excel全部技巧的百分之一。本文章從Excel中的一些鮮為人知的技巧入手，領略一下關於Excel的別樣風情。

一、建立分類下拉列表填充項

我們常常要將企業的名稱輸入到表格中，為瞭保持名稱的一致性，利用“數據有效性”功能建瞭一個分類下拉列表填充項。

1.在Sheet2中，將企業名稱按類別(如“工業企業”、“商業企業”、“個體企業”等)分別輸入不同列中，建立一個企業名稱數據庫。

2.選中A列(“工業企業”名稱所在列)，在“名稱”欄內，輸入“工業企業”字符後，按“回車”鍵進行確認。

仿照上面的操作，將B、C……列分別命名為“商業企業”、“個體企業”……

3.切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業類別”的列(如C列)，執行“數據→有效性”命令，打開“數據有效性”對話框。在“設置”標簽中，單擊“允許”右側的下拉按鈕，選中“序列”選項，在下面的“來源”方框中，輸入“工業企業”，“商業企業”，“個體企業”……序列(各元素之間用英文逗號隔開)，確定退出。

再選中需要輸入企業名稱的列(如D列)，再打開“數據有效性”對話框，選中“序列”選項後，在“來源”方框中輸入公式：=INDIRECT(C1)，確定退出。

4.選中C列任意單元格(如C4)，單擊右側下拉按鈕，選擇相應的“企業類別”填入單元格中。然後選中該單元格對應的D列單元格(如D4)，單擊下拉按鈕，即可從相應類別的企業名稱列表中選擇需要的企業名稱填入該單元格中。

提示：在以後打印報表時，如果不需要打印“企業類別”列，可以選中該列，右擊鼠標，選“隱藏”選項，將該列隱藏起來即可。

二、建立“常用文檔”新菜單

在菜單欄上新建一個“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時調用。

1.在工具欄空白處右擊鼠標，選“自定義”選項，打開“自定義”對話框。在“命令”標簽中，選中“類別”下的“新菜單”項，再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。

按“更改所選內容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個名稱(如“常用文檔”)。

2.再在“類別”下面任選一項(如“插入”選項)，在右邊“命令”下面任選一項(如“超鏈接”選項)，將它拖到新菜單(常用文檔)中，並仿照上面的操作對它進行命名(如“工資表”等)，建立第一個工作簿文檔列表名稱。

重復上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。

3.選中“常用文檔”菜單中某個菜單項(如“工資表”等)，右擊鼠標，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接→打開”選項，打開“分配超鏈接”對話框。通過按“查找范圍”右側的下拉按鈕，定位到相應的工作簿(如“工資.xls”等)文件夾，並選中該工作簿文檔。

重復上面的操作，將菜單項和與它對應的工作簿文檔超鏈接起來。

4.以後需要打開“常用文檔”菜單中的某個工作簿文檔時，隻要展開“常用文檔”菜單，單擊其中的相應選項即可。

提示：盡管我們將“超鏈接”選項拖到瞭“常用文檔”菜單中，但並不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。

三、讓不同類型數據用不同顏色顯示

在工資表中，如果想讓大於等於2000元的工資總額以“紅色”顯示，大於等於1500元的工資總額以“藍色”顯示，低於1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設置。

1.打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執行“格式→條件格式”命令，打開“條件格式”對話框。單擊第二個方框右側的下拉按鈕，選中“大於或等於”選項，在後面的方框中輸入數值“2000”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話框，將“字體”的“顏色”設置為“紅色”。

2.按“添加”按鈕，並仿照上面的操作設置好其它條件(大於等於1500，字體設置為“藍色”；小於1000，字體設置為“棕色”)。

3.設置完成後，按下“確定”按鈕。

看看工資表吧，工資總額的數據是不是按你的要求以不同顏色顯示出來瞭。

四、制作“專業符號”工具欄

在編輯專業表格時，常常需要輸入一些特殊的專業符號，為瞭方便輸入，我們可以制作一個屬於自己的“專業符號”工具欄。

1.執行“工具→宏→錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對話框，輸入宏名如“fuhao1”並將宏保存在“個人宏工作簿”中，然後“確定”開始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕，然後將需要的特殊符號輸入到某個單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。

仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏”。

2.打開“自定義”對話框，在“工具欄”標簽中，單擊“新建”按鈕，彈出“新建工具欄”對話框，輸入名稱——“專業符號”，確定後，即在工作區中出現一個工具條。

切換到“命令”標簽中，選中“類別”下面的“宏”，將“命令”下面的“自定義按鈕”項拖到“專業符號”欄上(有多少個特殊符號就拖多少個按鈕)。

3.選中其中一個“自定義按鈕”，仿照第2個秘技的第1點對它們進行命名。

4.右擊某個命名後的按鈕，在隨後彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項，打開“指定宏”對話框，選中相應的宏(如fuhao1等)，確定退出。

重復此步操作，將按鈕與相應的宏鏈接起來。

5.關閉“自定義”對話框，以後可以像使用普通工具欄一樣，使用“專業符號”工具欄，向單元格中快速輸入專業符號瞭。

五、打印工作表的不同區域

有的工作表，經常需要打印其中不同的區域，用“視面管理器”吧。

1.打開需要打印的工作表，用鼠標在不需要打印的行(或列)標上拖拉，選中它們再右擊鼠標，在隨後出現的快捷菜單中，選“隱藏”選項，將不需要打印的行(或列)隱藏起來。

2.執行“視圖→視面管理器”命令，打開“視面管理器”對話框，單擊“添加”按鈕，彈出“添加視面”對話框，輸入一個名稱(如“上報表”)後，單擊“確定”按鈕。

3.將隱藏的行(或列)顯示出來，並重復上述操作，“添加”好其它的打印視面。

4.以後需要打印某種表格時，打開“視面管理器”，選中需要打印的表格名稱，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設定好的界面顯示出來，簡單設置、排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就OK瞭。

六、讓數據按需排序

如果你要將員工按其所在的部門進行排序，這些部門名稱既的有關信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎麼辦?可采用自定義序列來排序。

1.執行“格式→選項”命令，打開“選項”對話框，進入“自定義序列”標簽中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列(如“機關,車隊,一車間,二車間,三車間”等)，單擊“添加”和“確定”按鈕退出。

2.選中“部門”列中任意一個單元格，執行“數據→排序”命令，打開“排序”對話框，單擊“選項”按鈕，彈出“排序選項”對話框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次“確定”按鈕返回，所有數據就按要求進行瞭排序。

七、把數據徹底隱藏起來

工作表部分單元格中的內容不想讓瀏覽者查閱，隻好將它隱藏起來瞭。

1.選中需要隱藏內容的單元格(區域)，執行“格式→單元格”命令，打開“單元格格式”對話框，在“數字”標簽的“分類”下面選中“自定義”選項，然後在右邊“類型”下面的方框中輸入“;;;”(三個英文狀態下的分號)。

2.再切換到“保護”標簽下，選中其中的“隱藏”選項，按“確定”按鈕退出。

3.執行“工具→保護→保護工作表”命令，打開“保護工作表”對話框，設置好密碼後，“確定”返回。

經過這樣的設置以後，上述單元格中的內容不再顯示出來，就是使用Excel的透明功能也不能讓其現形。

提示：在“保護”標簽下，請不要清除“鎖定”前面復選框中的“∨”號，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數據。

八、讓中、英文輸入法智能化地出現

在編輯表格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復切換輸入法實在不方便，何不設置一下，讓輸入法智能化地調整呢?

選中需要輸入中文的單元格區域，執行“數據→有效性”命令，打開“數據有效性”對話框，切換到“輸入法模式”標簽下，按“模式”右側的下拉按鈕，選中“打開”選項後，“確定”退出。

以後當選中需要輸入中文的單元格區域中任意一個單元格時，中文輸入法(輸入法列表中的第1個中文輸入法)自動打開，當選中其它單元格時，中文輸入法自動關閉。

九、讓“自動更正”輸入統一的文本

你是不是經常為輸入某些固定的文本，如“中華會計網校”而煩惱呢？那就往下看吧。

1.執行“工具→自動更正”命令，打開“自動更正”對話框。

2.在“替換”下面的方框中輸入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小寫)，在“替換為”下面的方框中輸入“中華會計網校”，再單擊“添加”和“確定”按鈕。

3.以後如果需要輸入上述文本時，隻要輸入“pcw”字符，此時可以不考慮“pcw”的大小寫，然後確認一下就成瞭。

十、在Excel中自定義函數

Excel函數雖然豐富，但並不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個函數，來完成一些特定的運算。下面，我們就來自定義一個計算梯形面積的函數：

1.執行“工具→宏→Visual Basic編輯器”菜單命令(或按“Alt+F11”快捷鍵)，打開Visual Basic編輯窗口。

2.在窗口中，執行“插入→模塊”菜單命令，插入一個新的模塊——模塊1。

3.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼：

Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function

4.關閉窗口，自定義函數完成。

以後可以像使用內置函數一樣使用自定義函數。

提示：用上面方法自定義的函數通常隻能在相應的工作簿中使用。


第 2 頁 表頭下襯圖片

十一、表頭下面襯張圖片

為工作表添加的背景，是襯在整個工作表下面的，能不能隻襯在表頭下面呢？

1.執行“格式→工作表→背景”命令，打開“工作表背景”對話框，選中需要作為背景的圖片後，按下“插入”按鈕，將圖片襯於整個工作表下面。

2.在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標在不需要襯圖片的單元格(區域)中拖拉，同時選中這些單元格(區域)。

3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側的下拉按鈕，在隨後出現的“調色板”中，選中“白色”。經過這樣的設置以後，留下的單元格下面襯上瞭圖片，而上述選中的單元格(區域)下面就沒有襯圖片瞭(其實，是圖片被“白色”遮蓋瞭)。

提示：襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。

十二、用連字符“&”來合並文本

如果我們想將多列的內容合並到一列中，不需要利用函數，一個小小的連字符“&”就能將它搞定(此處假定將B、C、D列合並到一列中)。

1.在D列後面插入兩個空列(E、F列)，然後在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1。

2.再次選中D1單元格，用“填充柄”將上述公式復制到D列下面的單元格中，B、C、D列的內容即被合並到E列對應的單元格中。

3.選中E列，執行“復制”操作，然後選中F列，執行“編輯→選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“數值”選項，按下“確定”按鈕，E列的內容(不是公式)即被復制到F列中。

4.將B、C、D、E列刪除，完成合並工作。

提示：完成第1、2步的操作，合並效果已經實現，但此時如果刪除B、C、D列，公式會出現錯誤。故須進行第3步操作，將公式轉換為不變的“值”。

十三、生成績條

常有朋友問“如何打印成績條”這樣的問題，有不少人采取錄制宏或VBA的方法來實現，這對於初學者來說有一定難度。出於此種考慮，我在這裡給出一種用函數實現的簡便方法。

此處假定學生成績保存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區域中，其中第1行為標題，第2行為學科名稱。

1.切換到Sheet2工作表中，選中A1單元格，輸入公式：=IF(MOD(ROW()，3)=0，″″，IF(0MOD?ROW()，3(=1，sheet1！Aū，INDEX(sheet1！$A：$G，INT(((ROW()+4)/3)+1)，COLUMN())))。

2.再次選中A1單元格，用“填充柄”將上述公式復制到B1至G1單元格中；然後，再同時選中A1至G1單元格區域，用“填充柄”將上述公式復制到A2至G185單元格中。

至此，成績條基本成型，下面簡單修飾一下。

3.調整好行高和列寬後，同時選中A1至G2單元格區域(第1位學生的成績條區域)，按“格式”工具欄“邊框”右側的下拉按鈕，在隨後出現的邊框列表中，選中“所有框線”選項，為選中的區域添加邊框(如果不需要邊框，可以不進行此步及下面的操作)。

4.同時選中A1至G3單元格區域，點擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕，然後按住鼠標左鍵，自A4拖拉至G186單元格區域，為所有的成績條添加邊框。

按“打印”按鈕，即可將成績條打印出來。

十四、Excel幫你選函數

在用函數處理數據時，常常不知道使用什麼函數比較合適。Excel的“搜索函數”功能可以幫你縮小范圍，挑選出合適的函數。

執行“插入→函數”命令，打開“插入函數”對話框，在“搜索函數”下面的方框中輸入要求(如“計數”)，然後單擊“轉到”按鈕，系統即刻將與“計數”有關的函數挑選出來，並顯示在“選擇函數”下面的列表框中。再結合查看相關的幫助文件，即可快速確定所需要的函數。

十五、同時查看不同工作表中多個單元格內的數據

有時，我們編輯某個工作表(Sheet1)時，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)某個單元格的內容，可以利用Excel的“監視窗口”功能來實現。

執行“視圖→工具欄→監視窗口”命令，打開“監視窗口”，單擊其中的“添加監視”按鈕，展開“添加監視點”對話框，用鼠標選中需要查看的單元格後，再單擊“添加”按鈕。重復前述操作，添加其它“監視點”。

以後，無論在哪個工作表中，隻要打開“監視窗口”，即可查看所有被監視點單元格內的數據和相關信息。

十六、為單元格快速畫邊框

在Excel 2002以前的版本中，為單元格區域添加邊框的操作比較麻煩，Excel 2002對此功能進行瞭全新的拓展。

單擊“格式”工具欄上“邊框”右側的下拉按鈕，在隨後彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框”選項，或者執行“視圖→工具欄→邊框”命令，展開“邊框”工具欄。

單擊工具欄最左側的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然後在需要添加邊框的單元格區域中拖拉，即可為相應的單元格區域快速畫上邊框。

提示：①如果畫錯瞭邊框，沒關系，選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕，然後在錯誤的邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯誤的邊框。②如果需要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側的“線條顏色”按鈕，在隨後彈出的調色板中選中需要的顏色後，再畫邊框即可。③這一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。

十七、控制特定單元格輸入文本的長度

你能想象當你在該輸入四位數的單元格中卻填入瞭一個兩位數，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入瞭數字的時候，Excel就能自動判斷、即時分析並彈出警告，那該多好啊!要實現這一功能，對Excel來說，也並不難。

例如我們將光標定位到一個登記“年份”的單元格中，為瞭輸入的統一和計算的方便，我們希望“年份”都用一個四位數來表示。所以，我們可以單擊“數據”菜單的“有效性”選項。在“設置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長度”。然後在“數據”下拉菜單中選擇“等於”，且“長度”為“4”。同時，我們再來到“出錯警告”卡片中，將“輸入無效數據時顯示的出錯警告”設為“停止”，並在“標題”和“錯誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法!”和“請輸入四位數年份。”字樣。

很顯然，當如果有人在該單元格中輸入的不是一個四位數時，Excel就會彈出示的警告對話框，告訴你出錯原因，並直到你輸入瞭正確“樣式”的數值後方可繼續錄入。神奇吧?其實，在Excel的“數據有效性”判斷中，還有許多特殊類型的數據格式可選，比如“文本類型”啊，“序列大小”啊，“時間遠近”啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設計一種檢測標準，讓你的Excel展示出與眾不同的光彩呢。

十八、成組填充多張表格的固定單元格

我們知道每次打開Excel，軟件總是默認打開多張工作表。由此就可看出Excel除瞭擁有強大的單張表格的處理能力，更適合在多張相互關聯的表格中協調工作。要協調關聯，當然首先就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會需要同時在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內容。

那麼如何對表格進行成組編輯呢?首先我們單擊第一個工作表的標簽名“Sheet1”，然後按住Shift鍵，單擊最後一張表格的標簽名“Sheet3”(如果我們想關聯的表格不在一起，可以按住Ctrl鍵進行點選)。此時，我們看到Excel的標題欄上的名稱出現瞭“工作組”字樣，我們就可以進行對工作組的編輯工作瞭。在需要一次輸入多張表格內容的單元格中隨便寫點什麼，我們發現，“工作組”中所有表格的同一位置都顯示出相應內容瞭。

但是，僅僅同步輸入是遠遠不夠的。比如，我們需要將多張表格中相同位置的數據統一改變格式該怎麼辦呢?首先，我們得改變第一張表格的數據格式，再單擊“編輯”菜單的“填充”選項，然後在其子菜單中選擇“至同組工作表”。這時，Excel會彈出“填充成組工作表”的對話框，在這裡我們選擇“格式”一項，點“確定”後，同組中所有表格該位置的數據格式都改變瞭。

十九、改變文本的大小寫

在Excel中，為表格處理和數據運算提供最強大支持的不是公式，也不是數據庫，而是函數。不要以為Excel中的函數隻是針對數字，其實隻要是寫進表格中的內容，Excel都有對它編輯的特殊函數。例如改變文本的大小寫。

在Excel 2002中，至少提供瞭三種有關文本大小寫轉換的函數。它們分別是：“=UPPER(源數據格)”，將文本全部轉換為大寫；“=LOWER(源數據格)”，將文本全部轉換成小寫；“=PROPER(源數據格)”，將文本轉換成“適當”的大小寫，如讓每個單詞的首字母為大寫等。例如，我們在一張表格的A1單元格中輸入小寫的“excel”，然後在目標單元格中輸入“=UPPER(A1)”，回車後得到的結果將會是“EXCEL”。同樣，如果我們在A3單元格中輸入“mr.weiwei”，然後我們在目標單元格中輸入“=PROPER(A3)”，那麼我們得到的結果就將是“Mr.Weiwei”瞭。

二十、提取字符串中的特定字符

除瞭直接輸入外，從已存在的單元格內容中提取特定字符輸入，絕對是一種省時又省事的方法，特別是對一些樣式雷同的信息更是如此，比如員工名單、籍貫等信息。

如果我們想快速從A4單元格中提取稱謂的話，最好使用“=RIGHT(源數據格，提取的字符數)”函數，它表示“從A4單元格最右側的字符開始提取2個字符”輸入到此位置。當然，如果你想提取姓名的話，則要使用“=LEFT(源數據格，提取的字符數)”函數瞭。還有一種情況，我們不從左右兩端開始，而是直接從數據中間提取幾個字符。比如我們要想從A5單元格中提取“武漢”兩個字時，就隻須在目標單元格中輸入“=MID(A5,4,2)”就可以瞭。意思是：在A5單元格中提取第4個字符後的兩個字符，也就是第4和第5兩個字。


第 3 頁 基數詞轉換成序數詞

二十一、把基數詞轉換成序數詞

將英文的基數詞轉換成序數詞是一個比較復雜的問題。因為它沒有一個十分固定的模式：大多數的數字在變成序數詞都是使用的“th”後綴，但大凡是以“1”、“2”、“3”結尾的數字卻分別是以“st”、“nd”和“rd”結尾的。而且，“11”、“12”、“13”這3個數字又不一樣，它們卻仍然是以“th”結尾的。因此，實現起來似乎很復雜。其實，隻要我們理清思路，找準函數，隻須編寫一個公式，就可輕松轉換瞭。不信，請看：“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),″th″,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),″st″,″nd″,″rd″),″th″))”。該公式盡管一長串，不過含義卻很明確：①如果數字是以“11”、“12”、“13”結尾的，則加上“th”後綴；②如果第1原則無效，則檢查最後一個數字，以“1”結尾使用“st”、以“2”結尾使用“nd”、以“3”結尾使用“rd”；③如果第1、2原則都無效，那麼就用“th”。因此，基數詞和序數詞的轉換實現得如此輕松和快捷。

二十二、用特殊符號補齊位數

和財務打過交道的人都知道，在賬面填充時有一種約定俗成的“安全填寫法”，那就是將金額中的空位補齊，或者在款項數據的前面加上“$”之類的符號。其實，在Excel中也有類似的輸入方法，那就是“REPT”函數。它的基本格式是“=REPT(“特殊符號”，填充位數)”。

比如，我們要在中A2單元格裡的數字結尾處用“#”號填充至16位，就隻須將公式改為“=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))”即可；如果我們要將A3單元格中的數字從左側用“#”號填充至16位，就要改為“=REPT(″#″,16-LEN(A3)))&A3”；另外，如果我們想用“#”號將A4中的數值從兩側填充，則需要改為“=REPT(″#″,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8-LEN(A4)/2)”；如果你還嫌不夠專業，要在A5單元格數字的頂頭加上“$”符號的話，那就改為：“=(TEXT(A5,″$#,##0.00″(&REPT(″#″,16-LEN(TEXT(A5,″$#,##0.00″))))”，一定能滿足你的要求。

二十三、創建文本直方圖

除瞭重復輸入之外，“REPT”函數另一項衍生應用就是可以直接在工作表中創建由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡單，就是利用特殊符號的智能重復，按照指定單元格中的計算結果表現出長短不一的比較效果。

比如我們首先制作一張年度收支平衡表，然後將“E列”作為直方圖中“預算內”月份的顯示區，將“G列”則作為直方圖中“超預算”的顯示區。然後根據表中已有結果“D列”的數值，用“Wingdings”字體的“N”字符表現出來。具體步驟如下：

在E3單元格中寫入公式“=IF(D30,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″″)”，也拖動填充柄至G14。我們看到，一個沒有動用Excel圖表功能的純文本直方圖已展現眼前，方便直觀，簡單明瞭。

二十四、計算單元格中的總字數

有時候，我們可能對某個單元格中字符的數量感興趣，需要計算單元格中的總字數。要解決這個問題，除瞭利用到“SUBSTITUTE”函數的虛擬計算外，還要動用“TRIM”函數來刪除空格。比如現在A1單元格中輸入有“how many words?”字樣，那麼我們就可以用如下的表達式來幫忙：

“=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″,″,″″))+1)”

該式的含義是先用“SUBSTITUTE”函數創建一個新字符串，並且利用“TRIM”函數刪除其中字符間的空格，然後計算此字符串和原字符串的數位差，從而得出“空格”的數量，最後將空格數+1，就得出單元格中字符的數量瞭。

二十五、關於歐元的轉換

這是Excel 2002中的新工具。如果你在安裝Excel 2002時選擇的是默認方式，那麼很可能不能在“工具”菜單中找到它。不過，我們可以先選擇“工具”菜單中的“加載宏”，然後在彈出窗口中勾選“歐元工具”選項，“確定”後Excel 2002就會自行安裝瞭。

完成後我們再次打開“工具”菜單，單擊“歐元轉換”，一個獨立的專門用於歐元和歐盟成員國貨幣轉換的窗口就出現瞭。與Excel的其他函數窗口一樣，我們可以通過鼠標設置貨幣轉換的“源區域”和“目標區域”，然後再選擇轉換前後的不同幣種即可。所示的就是“100歐元”分別轉換成歐盟成員國其他貨幣的比價一覽表。當然，為瞭使歐元的顯示更顯專業，我們還可以點擊Excel工具欄上的“歐元”按鈕，這樣所有轉換後的貨幣數值都是歐元的樣式瞭。

二十六、給表格做個超級搜索引擎

我們知道，Excel表格和Word中的表格最大的不同就是Excel是將填入表格中的所有內容(包括靜態文本)都納入瞭數據庫的范疇之內。我們可以利用“函數查詢”，對目標數據進行精確定位，就像網頁中的搜索引擎一樣。

比如在所示的表格中，從A1到F7的單元格中輸入瞭多名同學的各科成績。而在A8到A13的單元格中我們則建立瞭一個“函數查詢”區域。我們的設想是，當我們在“輸入學生姓名”右邊的單元格，也就是C8格中輸入任何一個同學的名字後，其下方的單元格中就會自動顯示出該學生的各科成績。具體實現的方法如下：

將光標定位到C9單元格中，然後單擊“插入”之“函數”選項。在如圖18彈出的窗口中，選擇“VLOOKUP”函數，點“確定”。在隨即彈出的“函數參數”窗口中我們設置“Lookup_value”(指需要在數據表首列中搜索的值)為“C8”(即搜索我們在C8單元格中填入的人名)；“Table_array”(指數據搜索的范圍)為“A2∶B6”(即在所有學生的“語文”成績中搜索)；“Col_vindex_num”(指要搜索的數值在表格中的序列號)為“2”(即數值在第2列)；“Range_lookup”(指是否需要精確匹配)為“FALSE”(表明不是。如果是，就為“TURE”)。設定完畢按“確定”。

此時回到表格，單擊C9單元格，我們看到“fx”區域中顯示的命令行為“=VLOOKUP(C8，A2∶B6，2，FALSE)”。復制該命令行，在C10、C11、C12、C13單元格中分別輸入：“=VLOOKUP(C8，A2∶C6，3，FALSE)”；“=VLOOKUP(C8，A2∶D6，4，FALSE)”；“=VLOOKUP(C8，A2∶E6，5，FALSE)”；“=VLOOKUP(C8，A2∶F6，6，FALSE)”(其參數意義同C9中一樣，不再贅述)。

接下來，我們就來檢驗“VLOOKUP”函數的功效。試著在“C8”單元格中輸入某個學生名，比如“趙耀”，回車之下我們會發現，其下方每一科目的單元格中就自動顯示出該生的入學成績瞭。

二十七、Excel工作表大綱的建立

和Word的大綱視圖一樣，Excel這個功能主要用於處理特別大的工作表時，難以將關鍵條目顯示在同一屏上的問題。如果在一張表格上名目繁多，但數據類型卻又有一定的可比性，那麼我們完全可以先用鼠標選擇數據區域，然後點擊“數據”菜單的“分類匯總”選項。並在彈出菜單的“選定匯總項”區域選擇你要匯總數據的類別。最後，如圖19所示，現在的表格不是就小瞭許多嗎?當然，如果你還想查看明細的話，單擊表格左側的“+”按鈕即可。

二十九、熟悉Excel的“從文本到語音”

盡管目前已經有許多軟件都致力於文本的機器朗讀，但微軟的Office不論從語音的柔和度和語氣的抑揚頓挫都是其它同類軟件不可比擬的。

按照Office的默認安裝，你可能還不能在Excel的菜單中找到它，在我們確認安裝瞭“從文本到語音”的選項後，就可以在Excel的“工具”菜單中看到“語音”項目瞭。如圖21所示，打開一個表格，隨便選擇其中的內容，然後單擊“從文本到語音”工具欄上的“朗讀單元格”按鈕，此時一個帶有磁性的聲音就開始一字一句地朗讀瞭。值得一提的是，當碰到標點符號時，Excel的朗讀會自動停頓一會兒，然後再接著朗讀，這一點和其他軟件完全不同，筆者認為這樣的處理更加自然。

還有一點需要說明的是，如果你想調整Excel 2002中語音朗讀的速度，可以在“控制面板”中雙擊“語音”圖標，然後在“文字到語音”卡片上調整即可

三十、Excel中“攝影”功能的妙用

這個功能比較另類，似乎和計算、統計、排序等等“正統”功能格格不入，因為它的作用竟然是——“抓屏”!而且還不是像“PrintScreen”按鈕那樣“一把亂抓”，而是允許讓你通過鼠標進行選擇，“指哪抓哪”。

要找到這個功能還不太容易，我們點擊Excel“工具”菜單的“自定義”選項。在“命令”卡片的“類別”中點“工具”，再在命令欄中找到“攝影”按鈕，並將它拖到工具欄的任意位置。如果我們想要對表格中的某一部分“照相”，隻須先選擇它們(圖23)，然後按下“攝影”按鈕，這時該選定區域就被“拍”瞭下來。然後將鼠標移動到需要顯示“照片”的地方(當然，也可以是另一張表格)，再次按下“攝影”按鈕，這樣剛才被“拍攝”的“照片”就立即粘貼過來瞭。當然，和“照片”一同出現的還有“圖片”工具欄。很顯然，Excel是將它作為一幅圖片來對待瞭，我們可隨意將它進行旋轉、縮放處理。

不過，請各位一定要註意：這可不是一般的照片!你可以試著改動原來被我們“拍攝”下來的表格數據看看——刷新一下“照片”，結果“照片”中的數據竟然也被同步更新瞭！

三十一、在多張表格間實現公用數據的鏈接和引用

也許我們會奇怪，為什麼每次打開Excel，軟件總是打開瞭一個由3張空白表格組成的文件組呢？如果你是專業的會計師、統計師或者諳熟於此的表格高手，就一定會明白，由於計算項目的名目繁多、數據信息的頭緒復雜，單*一張表格往往解決不瞭所有的問題，多表格數據鏈接、多文件數據互動才是以一當十的制勝法寶。

比如我們首先制作“Sheet1”為“一班學生成績表”，“Sheet2”為“二班學生成績表”，然後來到“Sheet3”，想進行“一班”和“二班”各科成績的比較以及“年級平均分”的計算。此時我們就可以將光標定位到目標位置，選擇好相關函數。然後在Excel彈出的函數對話框中，利用數據列表右側的“”按鈕點擊一下其他表格中想引用的單元格就行瞭。你看，如圖24所示，這時函數窗口中就會出現“×班學生成績表!××單元格”的字樣瞭。此後，不管我們在源單元格中進行怎樣的修改，在“Sheet3”的目標位置都會適時進行重新計算。

三十二、“馴服”剪貼板窗口

每次當你連續使用兩次“復制”或“剪切”命令時，剪貼板就會彈出來，和你爭奪有限的文檔顯示空間，讓人討厭。好在，“馴服”剪貼板的方法非常簡單。

筆者建議，如果你不希望剪貼板總是出其不意地蹦出來，隻須點擊剪貼板菜單底部的“選項”，清除“自動顯示Office剪貼板”復選框上的鉤。如果你不希望剪貼板的圖標出現在系統任務欄上或隨時彈出來，隻須清除掉“在任務欄上顯示Office剪貼板的圖標”和“復制時在任務欄附近顯示狀態”兩個復選框上的選擇。隻保留“收集而不顯示Office剪貼板”復選框前面的鉤即可。

當然，在取消剪貼板自動顯示功能之後，你還可以隨時恢復這個功能。比如我們可以自定義一組快捷鍵，以便隨時迅速調出剪貼板。從菜單中選取“工具”之“自定義”選項，點擊彈出對話框下部的“鍵盤”按鈕，在彈出對話框的“類別”列表中選取“編輯”，然後，在對話框右上方的“命令”列表中選取“EditOfficeClipboard”；將光標置於“請按新快捷鍵”對話框中，並按下Alt+Shift+C(或者你喜歡的其他組合)，“關閉”對話框。現在，我們隻要一按下Alt+Shift+C，剪貼板就會立刻出現在你面前瞭。

三十三、利用公式審核工具查看數據出處

“公式審核”工具，它可以將任一單元格中數據的來源和計算結果的去處顯示得清清楚楚、明明白白。

讓我們單擊“工具”菜單的“公式審核”選項，並點擊“顯示公式審核工具欄”。我們仍然借用“給表格做個超級搜索引擎”一招中的例子，用鼠標選擇C12單元格。從圖25中我們可以看到，該單元格中的結果是通過函數“=VLOOKUP(C8,A2∶C6,3,FALSE)”得出的。因此，數據來源有3個：C8、A2和C6。所以，當我們單擊“公式審核”工具欄上的“追蹤引用單元格”按鈕後，Excel立刻用箭頭和藍點指明瞭這3個單元格的所在(圖25)。當然，如果我們表格中某個數據無效或語法不當的話，也可以點擊“公式審核”工具欄上的“圈釋無效數據”按鈕來讓Excel自動幫我們檢查紕漏。

三十四、巧用“智能鼠標”

我們知道，滾輪鼠標現在幾乎成為瞭電腦的“標配”，但當我們滾動鼠標滾輪上下翻頁時，你是否想過我們還可以利用它完成一些其他的功能呢？

點擊“工具”菜單中的“選項”命令，然後在“常規”選項卡中選中“用智能鼠標縮放”復選框，點“確定”後，我們再來看看現在的鼠標滾輪都有些怎樣的功能：

在“智能鼠標”的默認狀態下，上下滾動鼠標滾輪，工作區中的表格會以15%的比例放大或縮小，而隻有當我們按住Ctrl鍵，再滾動鼠標滾輪時，工作表才會像往常一樣上下翻頁。另外，如果我們使用瞭Excel的“分級顯示”，那麼當我們按住Shift和滾動鼠標滾輪時，又可以控制各級條目的顯示或隱藏瞭。當然，還有更多的特殊功用需要各位在實踐中慢慢摸索。

三十五、“監視”窗口的應用

如果你創建瞭一個較大的電子表格，並且該表格具有鏈接到其他工作簿的數據時，Excel中的“監視窗口”可以為你提供很大的幫助。通過它你可以輕松看到工作表、單元格和公式函數在改動時是如何影響當前數據的。

在“工具”菜單中單擊“公式審核”子菜單，然後單擊“顯示監視窗口”按鈕。右擊我們想跟蹤的單元格，並在快捷菜單中選擇“添加監視點”。這時，“監視窗口”的列表中就出現瞭被Excel監視的單元格及其公式瞭。

以後，隻要我們雙擊“監視窗口”中的該條目，被監視的單元格就會不請自來瞭。

提示：當包含有指向其他工作簿的單元格被監視時，隻有當所有被引用的工作簿都打開時，才能在“監視窗口”的列表中顯示出來。

怎樣使Word表格編輯自動化
　　編輯Word文檔時，我們經常會用到表格。這時，充分利用Word 2000提供的一些“自動化”命令將會起到事半功倍的效果。
　　1.多頁表格標題行快速設置
　　編輯Word文檔時，經常會遇到表格內容多於一頁的情況。為瞭方便閱讀，通常會將每頁表格的第一行設置為標題行。這時，隻需選中已經設置好的第一頁表格上的標題行，然後執行“表格→標題行重復”命令，其他各頁表格的首行都會自動設置為標題行。
　　2.表格中數值型數據按小數點對齊
　　為便於比較，我們經常需要將表格中的某一列數字按小數點對齊，可用如下方法：選中需要按小數點對齊的這一列，然後執行“表格→制表位”命令，此時彈出制表位對話框，在制表位位置中鍵入所需要的度量值，在對齊方式中選擇“小數點對齊”，前導符中選擇“無”，單擊[確定]按鈕，即可自動將選中列的數字按小數點對齊。
　　3.表格中數據的排序
　　當我們在Word表格中需要將數據排序時，可用Word 2000提供的表格中數據的排序功能。具體方法是：執行“表格→排序”命令，此時，彈出排序對話框，在對話框中，選擇合適的排序依據、類型，及遞增還是遞減。然後單擊[確定]按鈕，表格中的數據排序即可按要求自動完成。

實際上Excel不僅僅是一個電子表格軟件，它的單元格容易控制樣式，操作方便， 因此使用Excel制作僅供閱讀的電子文檔也十分合適。 這就要求文檔制作者必須懂得一些基本技巧，以制作出賞心悅目的電子文檔來。
下面是我制作Excel格式電子文檔時的一些經驗，分享給大傢。 希望大傢都能夠制作出漂亮的文檔。

選擇合適的顯示比例。
中文字體通常使用宋體，而宋體在默認的100%狀態下並不好看（如下圖）。 相比而言，85%的比例就舒服很多。75%的比例略嫌小，不過當你有大量的數據時，或者制作文字較多的文檔時， 75%的顯示比例就比較合適。

85%的比例很容易調節，隻需在默認的100%狀態下按住Ctrl鍵並向上滾動滾輪一次即可。 75%需要手動輸入比例。比75%再小的顯示比例會使文字變形，不宜使用。
另外Excel工作表保存後顯示比例也會一起被保存，可以保證閱讀者與你看到同樣的效果。

背景網格線的取舍。
Excel默認情況下會顯示灰色的網格線，而這個網格線會對顯示效果產生很大的影響。 如下圖，同一張表格在有無網格線的情況下給人的感覺就完全不同—— 有網格線時給人一種“這是一張以數據為主的表格”的心理暗示， 而去掉網格線則會使重點落到工作表的內容上，削弱表格的作用。因此，以表格為主的工作表可以保留網格線，而以文字說明為主的工作表則最好去掉網格線。
去掉網格線可以在工具->選項中視圖選項卡中去掉網格線， 但這種方法依賴於閱讀者的設置，所以最好選擇另外一條路：全選所有單元格(Ctrl-A)並設置白色背景。

設置適當的線寬。
表格線寬度也會極大地影響閱讀者的心理。要搭配使用粗細線。 最簡便易行的方法就是細內線+粗邊框（隻需使用格式工具欄中的邊框按鈕兩次即可做到）。 全用粗線仿佛你在大喊大叫一樣，感覺很粗魯；而完全用細線又無法體現出表格的概念； 而不用邊線會讓人覺得你的數據未經過精雕細琢。另外，大片的小單元格聚集時表格線會幹擾閱讀者的視線，這時可嘗試將小單元格的邊線換成虛線。

適當使用粗體，但別太過分。
毋庸置疑，表頭當然要用粗體。對於表格內的數據，原則來說不應當使用粗體，以免喧賓奪主。 但也有特例，當數據稀疏時，可以將其設置為黑體，起到強調的作用。粗體的使用也不宜泛濫，當一屏文字大部分都是粗體時，你就應當考慮考慮閱讀者的感受瞭。

給標題單元格加上背景色。
毋庸置疑，單元格背景色按鈕的最下一排顏色天生就是用作單元格背景的（下圖中的紅框部分）。我通常的配色習慣是：橫向表頭-淡藍色，縱向表頭-淺綠色，普通單元格-白色， 特殊單元格(如自動計算的單元格)-淺黃色，如下圖所示。 這樣就能將各個單元格的功能區分開。

盡量少用單元格結合。
單元格結合的兩個缺點：第一，在結合過的單元格前後插入新行時，新行的單元格不會自動結合， 導致每一行的結合方式不一致；第二，有些情況下結合過的單元格中無法粘貼數據，帶來不必要的麻煩。 因此，當你制作收集數據的表格時，盡量不要使用單元格結合功能。
那麼想要一個寬點的格子怎麼辦？實際應用中我發現，好多人使用單元格結合，其實隻是想要一個大一點的格子而已。 其實拖動單元格標題可以改變單元格大小的，這個功能好多人都不知道麼？

標註的方法。
給單元格做標註有兩種方法。一種是右鍵單擊單元格插入批註，編輯完成後再次右擊顯示批註即可。 優點是使用方便，缺點是無法自定義樣式。另一種方法就是自己畫圖形，我喜歡使用圓角矩形， 設置背景色為淺色，並用同種深顏色作為邊框色。

　　在Word中編輯文本的時候，尤其編輯數學或化學習題或試卷時，需要為某些字符設置上標或者下標，比如水的分子式。
　　常用的方法是：首先選中這些字符，然後打開“格式”菜單，選中“字體”命令中的“字體”選項卡，在此對話框的“效果”欄中選擇“上標(P)”或“下標(B)”，然後單擊“確定”按鈕。
　　可是這種操作步驟很多，如果編輯的時候涉及多次輸入上標或下標，每次這樣進行編輯就太麻煩瞭，下面的這些方法就可以大大提高輸入效率。
一、 使用快捷鍵
　　在Word中使用快捷鍵進行輸入，既方便又快捷。
　　1. 加上標:使用Ctrl+Shift+=組合鍵，按一次後就可進入上標輸入狀態，再按一次可恢復到正常狀態。
　　2. 加下標:使用Ctrl+ =組合鍵，同樣按一次後就可進入下標輸入狀態，再次按就可恢復到正常狀態。
　　如果是先選中文本再按這兩個快捷鍵，則直接對選中的文本產生作用。
　　註意:在智能ABC輸入法下，此快捷鍵功能無效。
　　
二、 利用剪貼板
　　先用上面的方法將某處的上標或下標設置好，然後將其復制，等用的時候進行粘貼，然後修改數值就可。
　　
三、 在工具欄上創建上標和下標按鈕
　　點擊“工具”菜單的“自定義”命令，在彈出的對話框中，選擇“命令”選項卡，在左側“類別”項中選擇“格式”項，然後拖動右側“命令”項中的滑動條，找到“上標”命令，按下鼠標左鍵，這時會看到“上標”變成瞭按鈕形狀，並且在鼠標指針旁出現一個"x"號，拖動鼠標至常用工具欄，可以看到工具欄上出現一“I”狀標志，放開鼠標，出“I”處就會出現一個“x2”按鈕，此為上標按鈕，同樣方法再制做一個下標按鈕。使用時按下相應按鈕即可輸入上下標。
　　
四、 利用查找和替換功能
　　在輸入上下標時在數字前加一個不常用到的符號，比如“*”，全文完成後，用"替換"命令將所有的“*3”替換為下標“3”，很快就全部完成。
　　
五、利用“自動更正”功能
　　“自動更正”是Word的一個重要功能，該功能可以自動更正常見的輸入錯誤、拼寫錯誤和語法錯誤。隻要我們先預設好輸入錯誤和更正後的正確結果，當我們輸入一個錯誤時，系統就能自動地把它們變成正確的，出現在屏幕上。
　　以H2O為例，預設方法:正確寫出H2O，選中它。然後，打開“工具”菜單，選擇其中的“自動更正”命令，在出現的“自動更正”對話框裡選擇“帶格式文本”，在“替換”項中的的空格裡鍵入按一般的文字輸入的H2O，然後單擊“添加”、“確定”按鈕，完成預設。以後若按一般的文字輸入H2O時，屏幕上就會自動地出現設置好下標的H2O。
　　學會以上方法，相信您在編輯這些帶有上標、下標的字符時，速度會成倍增加！

         在Word文檔中的表格裡編排文字時，如果表格裡的文字有豎排文字時，“允許跨頁斷行”選項就一直是灰色的，不可選，那麼肯定就不可用瞭。
　　當在Word中制作表格時，若長度超過一頁，有時候會出現斷行現象，如果想避免，在表格上右擊—“表格屬性”—“行”—勾選“允許跨頁斷行”—“確定”。

　　如果單元格中確實需要達到豎排文字的效果，自己可以通過手工敲回車的方法，實現強制換行，達到一行隻排一個字的效果。也可以使用文本框裡輸入文字的方法，想往哪裡放文字都可以。

　　通過以上的設置就可以徹底解決Word表格的“允許跨頁斷行”的問題。這樣在Word表格超過一頁後，上一頁和下一頁之間就不會有多餘的空白產生，就能將上一頁和下一頁連接起來。

近日，隨著Windows 8圖片信息的不斷泄漏，部分Office 15的截圖也開始在網上流傳開來。此圖像展示瞭稍稍更新以後的Ribbon界面，目前進展並不大，也沒有引入Merto UI的跡象，部分截圖如下：

1.將鼠標放在前一頁的最後,用DEL健刪除。如果空白面是最後一頁,且鼠標在第一行，可選“格式”-“段落”，將這一行的行距設為固定值1磅，該空白頁將自動消失。
2.先顯示分頁符，即在Word的左下角調整到“普通視圖”狀態，這時分頁符就出現瞭，直接刪除即可。
3 選擇“替換”點“高級”，在裡面選擇“使用通配符”以後下面有一個“特殊字符”字的開頭，按住shift的時候再點下鼠標，選擇空白頁,再刪除（解決瞭我的問題）
4.如果是插入分頁符造成的空白頁，少的話，刪除分頁符就行，就是到空白頁頂部按退格鍵。（普通視圖下或打開編輯標記會顯示分頁符）
5.如果分頁符很多，可以編輯/替換/高級/特殊字符/人工分頁符/全部替換就可以瞭。
6.如果是你畫瞭一個表格，占瞭一整頁，造成最後一個回車在第二頁刪不瞭，可以將表格縮小一點或者將上面或者下面頁邊距設小一點，在文件/頁面設置中，上下的數字改小一點。
7.將鼠標放在前一頁的最後,用DEL健刪除。如果空白面是最後一頁,且鼠標在第一行，可選“格式”-“段落”，將這一行的行距設為固定值1磅，該空白頁將自動消失。
8、後面有空白是上一頁內容過多導致的，一般可以把鼠標點到空白面上，然後按回退鍵，退有內容的那一面，空白的就沒有瞭，如果還存在，可以稍調整一下上一頁內容，少一行就可以瞭 。
9、word 預覽有空白頁 頁面視圖時沒有。空白頁有頁碼，造成我打印的文檔頁碼不連續。怎樣刪除：可能是你的文檔中有過寬，過長的對象（如表格，圖片，公式），導致與打印紙張的規格不一至，調整附近的對象（如表格，圖片，公式）大小看看。也可能與分欄和一些可個和回車符號有關。
10、ctrl+enter即可去除空白頁
11、插入表格後的Word刪除空白頁
    在Word2003中插入一張表格並使該表格充滿當前頁時，會在當前頁後面產生一個空白頁。盡管在產生的空白頁中隻含有一個段落標記，但是無法將其刪除，從而無法去掉該Word空白頁。不過用戶可以按以下步驟刪除Word空白頁：
    第1步，在Word2003窗口選中空白頁中的段落標記，然後在Word菜單欄依次單擊“編輯”→“全選”菜單命令。
    第2步，在Word菜單欄依次單擊“格式”→“段落”菜單命令，打開“段落”對話框。在“行距”下拉菜單中選中“固定值”，並將“設置值”調整為“1”。設置完畢單擊“確定”按鈕

這裡我們和大傢一起學習Word2003對一篇文章的分欄設置，分兩欄，分三欄都可以自己設置。像我們平常看到的報紙、公告、卡片、海報上面都可以有用Word分欄的效果。今天Word聯盟主要講一下全文分欄和某段落分欄兩篇技巧。

　　全文分欄操作步驟如下：

　　第一步：打開需要分欄的Word文檔，然後選擇“菜單欄”的“格式”中的“分欄”；



　　第二步：在彈出的“分欄”選項框中選擇兩欄或者三欄等，確定即可。



　　當然我們還可以偏左或者偏右點，都可以自己任意設置，而且可以在“寬度和間距”中設置分欄的“寬度”和“間距”，調整適應好按確定按鈕即可完成操作。



　　某段落分欄步驟如下：

　　顧名思義，某段落分欄就是將文中的某一個段落進行分欄處理，起操作和全文分欄差不多。

　　第一步、選種文中某個段落然後選擇“格式”中的“分欄”；



　　步驟二、選擇需要分的欄數，然後確定。



　　如下圖，最終給段落分欄就已經完成瞭。

　　我們平時用電腦的時候可能都少不瞭打印材料，Word是我們平常用的最多的Office軟件之一。有時我們要用Word打印許多頁的文檔，出於格式要求或為瞭節省紙張，會進行雙面打印。
　　我們一般常用的操作方法是：選擇“打印”對話框底部的“打印”下拉列表框中的“打印奇數頁”或“打印偶數頁”，來實現雙面打印。我們設定為先打印奇數頁。等奇數頁打印結束後，將原先已打印好的紙反過來重新放到打印機上，選擇該設置的“打印偶數頁”，單擊“確定”按鈕。這樣通過兩次打印命令就可以實現雙面打印。
　　我們也可以利用另一種更靈活的雙面打印方式:打開“打印”對話框，選中“人工雙面打印”，確定後就會出現一個“請將出紙器中已打印好的一面的紙取出並將其放回到送紙器中，然後‘確定’按鍵，繼續打印”的對話框並開始打印奇數頁，打完後將原先已打印好的紙反過來重新放到打印機上，然後按下該對話框的“確定”按鍵，Word就會自動再打印偶數頁，這樣隻用一次打印命令就可以瞭。
　　兩種方法對比，後者較前者更為方便。

怎樣修改Word菜單中“打開”文檔的默認位置
　　我們在使用Word進行文檔處理的過程中，通常會使用菜單欄中的“文件”下的“打開”選項或者工具欄中的“打開”按鈕來打開文檔文件；也常常使用菜單欄中的“文件”下的“保存”選項或者工具欄中的“保存”按鈕來保存文檔文件。默認情況下，在彈出的“打開”對話框或者“保存”對話框中，Office會自動定位到“我的文檔”。
　　但許多用戶特別是多人共用一機的用戶，出於避免文件混亂和便於管理及安全方面的考慮，往往並不將文檔存放於“我的文檔”中，而是專門建立自己的文件夾。那麼，能不能讓“打開”或“保存”對話框的默認位置變更為自己常用的文件夾呢？你可以按照下面的方法來修改“打開”及“保存”對話框的默認位置。
　　步驟一，啟動Word，點擊菜單欄中的“工具”、“選項”，彈出“選項”對話框。
　　步驟二，在彈出的“選項”對話框中，點選“文件位置”選項卡。這時候你就會發現默認的位置為“F:\DocumentsandSettings\Administrator\MyDocuments”，即“我的文檔”。點擊右下角“修改”按鈕，彈出“修改位置”對話框。
　　步驟三，在彈出的“修改位置”對話框中，通過“查找范圍”設置欄選擇你的個人文件夾，如:“D:\我的個人專用文件”。選擇好目標後，點右下角的“確定”按鈕。
　　步驟四，回到“選項”對話框中，點擊右下角的“確定”按鈕使設置生效即可。現在“打開”和“保存”文檔的默認位置已經變成瞭你指定的個人文件夾。

有的時候我們在word文件中插入我們繪制的cad圖，可是我們應該怎麼操作呢？

我們給大傢介紹的方法大體上有三種，但是它們達到的效果卻並不相同，有的顯得精致些，有的顯得粗糙些，根據我們寫作的目的還要進行相應的再處理，這個過程有一些技巧，現在把它寫下來，希望能給讀者朋友以啟發。

　　要在word文件中插入一個cad圖，可以利用下面的三種方法來實現：

　　第一種，利用鍵盤上的“print screen sysrq”來抓取cad圖，再通過系統自帶的畫圖軟件做進一步的修剪，去掉cad剪貼圖中多餘的部分，這項工作為瞭是能使圖片在word文件中顯示的足夠的清晰。如圖1、圖2所示：

抓取cad圖

抓取cad圖

　　其實，做到這裡，工作基本上已經完成瞭，但是在先前還疏漏瞭一個地方，就是應當在cad中將它的背景色“黑色”調成“白色”，通過點擊autocad2002中的“工具”菜單中的“選項”，打開“顯示”卡，改之。如圖3所示：

選項

　　同時，為瞭顯示的更加清晰，將cad圖中的標註線也更換成黑色，不然打印出的效果很淡，標註數字可以不按標準制圖中的規定，適當的大一些，從而使得最終的插入圖片清晰。

　　第二種，就是利用Autocad2002中的“文件”菜單的“輸出”命令，通過改變文件的後綴類型，從而保存圖片的格式為wmf或bmp，再導入到word文件中。如圖4所示：

輸出

　　同樣地，在做保存時候，也要將cad中的背景改為白色。

　　第三種，就是通過第三方軟件來達到。比如 BetterWMF 漢化版，它是一款可以將 AutoCAD 中的 DWG 圖形拷貝到 Word 中的軟件。它的獨特之處是在拷貝時可以自動去除那令人煩惱的黑色背景並具有自動修剪圖形的空白邊緣、自動填充顏色、自動將 DWG 格式的圖形文件轉變為 WMF 圖像格式的功能，另外它還能對圖形進行縮放、旋轉，並能根據使用者的需要對線條的寬度和顏色進行設置。該軟件所支持的 AutoCAD 版本：R14，2000，2000i，2002，2004。

　　搜索下載：BetterWMF

　　下載後，我們通過不斷點擊下一步，便可輕松的安裝完成。打開它的程序，如圖5所示：

選項

　　點擊確定後，它便以最小化的形式出現在window的任務欄中，當我們在Autocad2002中執行復制動作時，便會出現瞭“剪貼板中的數據已被BetterWMF修改(大小：9.33”*2.55”)”的提示字樣。此時，到word文件中通過粘貼，實現瞭cad圖的插入，如圖6所示：

插入CAD圖

　　是不是特別的清晰，而且通過前面的設置，它已經將背景的黑色過濾掉瞭，在word文本中隻出現瞭cad圖。

　　總體上，通過上面的三種方法的回放，大傢可能會感覺到使用第三方軟件來實現cad圖的插入更方便些，隻需要一個前期的設置，便可輕松實現。

怎麼把word的表格轉到excel

方法一：

     復制前先打開excel表格，再選中word表格中要復制的列和行，然後按快捷鍵ctrl+c或點擊工具欄裡的“復制”鈕（把表格復制到系統內部剪貼板），再在excel表格裡塊選和WORD裡的相同的行和列數，就是excel裡的被選的行列數和word裡的要一致。最後按快捷鍵ctrl+v或點擊工具欄裡的“粘貼”鈕。結束。
方法二：

     選中word的表格後復制，打開excel，選擇粘貼-文本，OK

問：excel怎樣設置才能增加列數?

答：沒有辦法，程序本身的局限：

ExcelXP的使用極限

●打開的工作簿個數：受可用內存和系統資源的限制

●工作表大小： 65,536 行乘以 256 列

一、把PPT轉WORD形式的方法　
1．利用"大綱"視圖　　打開PPT演示文稿，單擊"大綱"，在左側"幻燈片/大綱”任務窗格的“大綱”選項卡裡單擊一下鼠標，按"Ctrl+A"組合健全選內容，然後使用"Ctrl+C"組合鍵或右鍵單擊在快捷菜單中選擇"復制"命令，然後粘貼到Word裡。
提示：這種方法會把原來幻燈片中的行標、各種符號原封不動的復制下來。　　
2．利用"發送"功能巧轉換　打開要轉換的PPT幻燈片，單擊"文件"→"發送"→"MicrosoftWord"菜單命令。然後選擇"隻使用大綱"單選按鈕並單擊"確定"按鈕，等一會就發現整篇PPT文檔在一個Word文檔裡被打開。　
提示：　在轉換後會發現Word有很多空行。在Word裡用替換功能全部刪除空行可按"Ctrl+H"打開"替換"對話框，在"查找內容"裡輸入"^p^p"，在"替換為"裡輸入"^p"，多單擊幾次"全部替換"按鈕即可。("^"可在英文狀態下用"Shift+6"鍵來輸入。)3．利用"另存為"直接轉換　　　　打開需要轉換的幻燈片，點擊"文件"→"另存為"，然後在"保存類型"列表框裡選擇存為"rtf"格式。現在用Word打開剛剛保存的rtf文件，再進行適當的編輯即可實現轉換。　　
4．PPTConverttoDOC軟件轉換

下載地址：

pptConverttodoc(PPT轉成WORD)綠色版

 
PPTConverttoDOC是綠色軟，解壓後直接運行，在運行之前請將Word和PPT程序都關閉。選中要轉換的PPT文件，直接拖曳到"PPTConverttoDOC"程序裡。單擊工具軟件裡的"開始"按鈕即可轉換，轉換結束後程序自動退出。　　　　
提示：　　如果選中"轉換時加分隔標志"，則會在轉換好的word文檔中顯示當前內容在原幻燈片的哪一頁。轉換完成後即可自動新建一個Word文檔，顯示該PPT文件中的所有文字。
ps：
第四種慎用,百度上很多所謂的那個軟件都是有病毒的,毒性不小,一般的殺毒軟件查不出~~
PDF文檔的規范性使得瀏覽者在閱讀上方便瞭許多，但倘若要從裡面提取些資料，實在是麻煩的可以。

二、把PDF轉換成Word的方法

下載地址：

Adobe Acrobat Reader10.0 簡體中文版

 

Adobe Acrobat 7.0 Professional 是編輯PDF的軟件。
用Adobe Acrobat 7.0 Professional 打開他另存為WORD試試看。
或者用ScanSoft PDF Converte，安裝完成後不須任何設置，它會自動整合到Word中。當我們在Word中點擊“打開”菜單時，在“打開”對話框的“文件類型”下拉菜單中可以看到“PDF”選項，這就意味著我們可以用Word直接打開PDF文檔瞭!
ScanSoft PDF Converter的工作原理其實很簡單，它先捕獲PDF文檔中的信息，分離文字、圖片、表格和卷，再將它們統一成Word格式。由於Word在打開 PDF文檔時，會將PDF格式轉換成DOC格式，因此打開速度會較一般的文件慢。打開時會顯示PDF Converter轉換進度。轉換完畢後可以看到，文檔中的文字格式、版面設計保持瞭原汁原味，沒有發生任何變化，表格和圖片也完整地保存下來瞭，可以輕松進行編輯。
除瞭能夠在Word中直接打開PDF文檔外，右擊PDF文檔，在彈出菜單中選擇“Open PDF in Word”命令也可打開該文件。另外，它還會在Outlook中加入一個工具按鈕，如果收到的電子郵件附件中有PDF文檔，就可以直接點擊該按鈕將它轉換成Word文件。
有時我們在網上搜索到PDF格式的文件，同樣可以通過右鍵菜單的相關命令直接在Word中打開它。
三、Word轉換成PPT的方法
我們通常用Word來錄入、編輯、打印材料，而有時需要將已經編輯、打印好的材料，做成PowerPoint演示文稿，以供演示、講座使用。如果在 PowerPoint中重新錄入，既麻煩又浪費時間。如果在兩者之間，通過一塊塊地復制、粘貼，一張張地制成幻燈片，也比較費事。其實，我們可以利用 PowerPoint的大綱視圖快速完成轉換。
首先，打開Word文檔，全部選中，執行“復制”命令。然後，啟動PowerPoint，如果是 Word 2002版，選擇“普通”視圖，單擊“大綱”標簽（如圖1）；如果沒有“大綱”和“幻燈片”選項卡，顯示的方法是在“視圖”菜單上，單擊“普通（恢復窗格）”或在窗口的左下角，單擊〔普通視圖（恢復窗格）〕按鈕；如果是Word 97/2000版，可直接選擇“大綱”視圖，將光標定位到第一張幻燈片處，執行“粘貼”命令，則將Word文檔中的全部內容插入到瞭第一幻燈片中。接著，可根據需要進行文本格式的設置，包括字體、字號、字型、字的顏色和對齊方式等；然後將光標定位到需要劃分為下一張幻燈片處，直接按回車鍵，即可創建出一張新的幻燈片；如果需要插入空行，按〔Shift+Enter〕。經過調整，很快就可以完成多張幻燈片的制作（如圖2）。最後，還可以使用“大綱”工具欄，利用“升級”、“降級”、“上移”、“下移”等按鈕進一步進行調整。
反之，如果是將PowerPoint演示文稿轉換成Word文檔，同樣可以利用“大綱”視圖快速完成。方法是將光標定位在除第一張以外的其他幻燈片的開始處，按〔BackSpace〕（退格鍵），重復多次，將所有的幻燈片合並為一張，然後全部選中，通過復制、粘貼到Word中即可。
四、將PDF轉換成TXT的方法
方法一： 用以上方法將PDF轉DOC，再用WORD將DOC轉TXT
方法二：用PDF2TXT 3.1漢化版

下載地址：

PDF2TXT 3.0 漢化註冊版

 

PDF2TXT 3.1漢化版可以快速把.pdf文件轉換為.txt或.htm(.html)文件的小工具.操作簡單,快捷註：Adobe Acrobat Reader6.0以上版本可以直接把PDF文件另存為txt文件。
五、PDF轉BMP
方法一：用PDFTOOLS

下載地址：

PDFTools(PDF轉txt)V1.4

 
PDF 是Adobe公司開發的作為全世界可移植電子文檔的通用格式，它能夠正確保存源文件的字體、格式、顏色和圖片，使文件的交流可以輕易跨越應用程序和系統平臺的限制。但是，一些文檔的特殊操作（如提取PDF文檔中的一段文字或圖片）對於一般用戶來說，不是那麼容易上手的。不過現在有瞭PDFTools這款神奇工具後，你就可以輕松地把PDF文檔的內容轉換成HTM、TXT和BMP這三種常用的文件格式。
為瞭PDFTools能更好地為我們服務，我們首先得對它進行一番設置。在主界面中點擊菜單“文件→設置”或直接按“Ctrl＋D”組合鍵調出設置對話框。在“常規設置”標簽頁中設置頁面的轉換范圍，默認為全部轉換，你可以點擊下拉按鈕，選擇“選擇指定頁”後，輸入轉換的起始頁和停止頁。未註冊版本隻能轉換PDF文檔的前五頁內容。
“輸出設置”框的內容是設置輸入圖片的像素和JPEG圖片質量。選中“轉換後瀏覽”的復選框，那麼當文檔轉換完成後，程序就會調出對應程序打開轉換後的文件。“PDF2HTM”標簽頁隻有一“使用完全處理模式”復選框，依實際情況決定。
六、PDF轉HTM 的方法

下載地址：

PDFTools(PDF轉txt)V1.4

 

HTM 是網頁的通用格式，但PDFTools轉換HTM文件後，所形成的HTM文件並不包含有PDF文檔中的文字，而是將PDF文檔的內容轉換成JPG圖像文件，然後再用HTML語言將圖片嵌入到網頁中。生成的HTM文件是一個框架網頁，即左邊是各頁面的鏈接窗口，右邊的內容就是JPG圖片瞭。如果你用的是 IE6的話，當鼠標移到右邊窗口後，就會浮出一排快捷工具欄。
首先選擇菜單“工具→PDF轉HTM”，使其轉為HTM模式。接著打開文件有多種操作方式：通過菜單“文件→打開”直接按“Ctrl＋F”鍵後調出打開對話框選擇文件，或者直接把待轉換的PDF文檔拖到PDFTools主界面中，軟件馬上開始轉換。轉換後的文件是保存在源文件中，而且還有相應名稱的子文件夾，裡面就是一些JPG圖片和其它資源。最後彈出一個提示窗口，點擊“確定”即可。

　　在WORD的“格式”菜單項中，有個叫“樣式與格式”的菜單項，“樣式”選項，可以讓我們在不同文章中設定相同的格式，使不同時候所編輯的文件具有相同的風格。在此，我們先明確一下什麼是樣式。樣式其實就是對文本某部分的格式的定義。在“格式”菜單中的“樣式項”裡，我們可以發現WORD其實已提供瞭多種樣式，如 “標題1、標題2、正文”等。而且我們也可以在設定滿足我們要求的格式後，通過樣式管理器，將這些格式保存成一種樣式，這樣，以後遇到要設置相同“格式”時，就可以直接調用樣式來完成格式的設定瞭。
　　在同一篇文章中，如果要讓不同處的文本有相同的格式，一般可以通過用“格式刷”復制格式來完成，而要讓不同文章具有相同的格式，就須同時打開多篇文章進行格式復制。但實際上，通過選取預先設好的樣式，我們可以很容易地讓以上兩種情況具有相同的格式。
　　例如，要打印一個由多篇文章組成的小冊子時，為瞭使小冊子裝訂更完美一些，要在小冊子的最前面加上所有文章的標題及頁碼作為目錄，而為對齊右側的頁碼而須一次次地調整字號大小、插入空格鍵，非常費勁。因此，最初我使用的方法是：采用“格式”菜單中的“制表位”命令。這樣按制表鍵後，右側的頁碼大致可以對齊，但頁碼與左側的題目之間所插入的間隔點的間隔卻不盡相同，而且，如果在某處插入或刪除一篇文章後，對應的頁碼還要再逐個在目錄中寫出，非常麻煩。其實利用樣式來進行目錄的添加非常方便，它用不著再向文件中輸入任何文字，而且操作更簡單，修改更方便。具體做法是這樣的：
　　一． 定義目錄標題的樣式：先選定文章中的任意一篇的標題，對標題進行字體、字號、加粗、顏色等字體格式的定義及居中、左右縮進、行距等段落格式的定義。然後選擇“格式”菜單中的“樣式和格式”，新建一個樣式。
　　二． 設目錄標題的樣式：在文件中選中第一個目錄標題的文本，從 “格式”菜單中選取“樣式”選項，並從中選取剛才定義的樣式,其它的目錄標題文本也采用相同的方法處理。
　　三． 插入目錄：將光標移到要插入目錄標題的位置，從“插入”菜單中選取“索引和目錄”項，並選取“目錄卡”，確定是否顯示頁碼、前導符樣式及顯示級別。這樣，在光標處就產生我們所需要的目錄，該目錄包含有所選文本的目錄標題並產生相應的頁碼。
　　四．目錄的更新：如果以後在文章中的某處插入瞭新的內容，則其後的所有頁碼將全部發生變化，如果沒有采用樣式產生相應目錄，還須將目錄的頁碼全部手工更改一遍，使用以上方法後，隻須選取目錄，點鼠標右鍵，選擇更新域，則目錄的目錄標題及相應頁碼將全部被更新。
　　以前，在長文章的編輯中，要將光標移動到文章某處，需要移動滾動條或通過定位方式來完成，非常煩瑣。而采用樣式添加目錄，隻須用鼠標點擊所產生目錄的某個標題，光標就會快速定位到相應標題的頁碼上，實現瞭光標的快速移動。

Excel函數是統計成績是很方便也很簡單的，這裡我們帶你一起學習一下。如果用excel函數來實現統計分數

目標：建立學生考試成績統計表，能對成績進行各種統計，主要是對名次進行排序。
　　實例：輸入學生考試成績，算出瞭各科平均分、個人總成績，再對成績進行排序。（在Excel中制作好一個“學生檔案”工作表，並輸入好成績。）
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圖1

公式的應用
　　將“Sheet2”工作表改名為“成績統計”，選中A1單元格並輸入“=學生檔案!A1”，再次選中A1單元格後，按自動填充的方法拖動到A24單元格，然後選中A1～A24單元格，拖動到B24，會年驚奇地發現，學生的信息自動填好瞭。
　　當“學生檔案”中的學號或學生情況發生變化時，“成績統計”中的數據也隨之變化。

圖2

函數的應用
　　現在來求學生的總分和各科的平均分。比如在C26中填入“=AVERAGE(C2:C24)”，即能求出單元格C2到C24的平均值，這樣該科的平均分就求出來瞭。
　　比如I2中填入“=SUM(C2:H2)”，就能求出C2到H2的總和，就能算出該學生的總分。再次利用自動填充功能，就求出瞭各科的平均分和學生的總分。
　　當數據有變化時，利用公式和函數計算的結果也會自動更新。

圖3

名次的排序
　　單擊“數據→排序”命令，選擇“主要關鍵字”為“總分”，排序方式為“遞減”，就會按總分進行排名。
　　利用自動填充功能在J2到J24中填入序列號1-23，在K2中輸入“1”，在K3中輸入“=K2*(I3>=I2)+J3*(I3<I2)”。選中K3單元格，利用自動填充向下拖，名次就排好瞭。

圖4

成績的統計
　　在繪制每科成績時，先統計出各分數段的人數。在新工作表中點擊C4單元格，輸入“COUNTIF('期中成績 '!$D$2:$D$24,">=90")”，然後在C5單元格中輸入“COUNTIF('期中成績 '!$D$2:$D$24,">=80")-C4”，再在C6單元格中輸入“=COUNTIF('期中成績 '!$D$2:$D$24,">=70")-C4-C5”，最後在C7單元格中輸入“=COUNTIF('期中成績 '!$D$2:$D$24,">=60")-C4-C5-C6”。這樣，語文成績的各分數段人數就統計出來瞭。

圖5

成績分佈圖
　　選中B4到C8單元格，單擊“常用→圖表向導”按鈕，選擇“圖表類型→餅圖”，從右側的子圖表類型中選擇“分離型餅圖”。再點擊兩次“下一步”按鈕，輸入圖表標題為“語文成績分佈”，再點擊“下一步”按鈕至“完成”，成績分佈圖就OK瞭。

　　我想大傢平時每天都會和字處理軟件打交道。而有時因為各種工作的需要，如做大標語、大橫幅剪字、裝飾或制作廣告等，往往需要打印出比較大的字來。但可惜的是，一般情況下，一些常見的字處理軟件隻能夠處理有限字號的字，並不能夠滿足我們打印大字的要求。不過，Word是字處理軟件中的大哥大，我們完全相信它有這個能耐！
　　1、設置頁面大小
　　先選擇Word“文件”→“頁面設置”命令，打開Word“頁面設置”對話框，選擇“紙張”標簽，並選擇“紙型”為“自定義大小”，同時設置一下紙張的大小，如寬55厘米、高55厘米等（如圖1）。按下“確定”按鈕，此時Word會提示“你有一處或多處頁邊距設在瞭頁面之外，選擇‘調整’按鈕可以增加頁邊距”，我們選擇“忽略”按鈕。

　　2、設置文字大小
　　在頁面直接輸入需要打印的漢字內容，然後選中它們，選擇“格式”菜單下的“字體”命令，在打開的“字體”對話框中選中“字號”輸入框，雙擊使字號內容反顯，然後輸入字號大小，輸入字號的大小在1磅到1638磅之間。一般縱向A4幅面單字大小為500磅，縱向A3幅面單字大小為750磅，註意輸入字號後一定不要忘瞭回車，否則字號設置不起作用（如圖2，筆者正在設置當前字號為888），最後單擊“確定”按鈕保存。當然，我們也可以在文字“字體”屬性中設置其為空心字體，以節省墨粉。

　　3、觀看效果
　　此時我們可以看到Word窗口中漢字明顯大瞭，為瞭取得更好的效果。我們單擊工具欄上的比例縮放下拉框，選擇一個合適的比例，就可以看到整體效果瞭（如圖3）。

　　4、打印輸出
　　給打印機裝好紙，單擊“打印輸出”按鈕後即可把當前大字打印出來瞭。
　　小提示
　　（1）據筆者試驗，發現在Word中輸入字號沒有任何限制，隻取決於你定義的紙張大小 ，如果超過過紙的寬度，則另一邊不可見，這一點還請大傢要註意。
　　（2）磅與字號的關系
　　我們在字處理軟件中設置字號時經常會遇到磅和字號，那麼它們之間的大小關系到底怎樣？為此，筆者特地查找瞭有關資料，得知“字號”和“磅”對應關系如下：42磅對應初號、36磅對應小初、26磅對應一號、24磅對應小一號、22磅對應二號、18磅對應小二號、16磅對應三號、15磅對應小三號、14磅對應四號、12磅對應小四號、10.5磅對應五號、9磅對應小五號、7.5磅對應六號、6.5磅對應小六號、5.5磅對應七號、5磅對應八號。從中也可以看出，當用“字號”作為字的度量單位時，“字號”越大字越小，最大字的字號為“初號”，最小字的字號為“八號”；而用“磅”作為字的度量單位時，“磅”值越大字越大。最大字的磅值為“72磅”，最小字的磅值為“5磅”。
　　（3）Word中也提供瞭藝術字功能，而且我們可以對插入的藝術字進行自由放大和縮小。同時，Word中自定義紙張時，其寬度和高度的最大值均為55.87厘米，我們隻要選擇插入藝術漢字後，並用鼠標把藝術字的高度拉滿瞭一頁高，字的寬度拉成瞭一頁寬。這時就可以得到一個最大為55.87厘米×55.87厘米的大字，這已經夠大瞭。

 EXCEL2007怎麼保存csv格式。
需要下載個加載項麼？哪裡有連接？

方法：另存為----其他格式----然後選擇csv

如果不行是版本問題，請安裝全面的版本

　　當你使用Word 2000編輯文檔時，如果突然發生瞭停電、電腦死鎖或程序停止響應，以致你不得不在沒有保存對Word文檔修改的情況下，重新啟動電腦和Word 2000，奇跡發生瞭--所有在發生故障時處於打開狀態的文檔此時都顯示出來。這就是用瞭Word 2000的"自動恢復"功能的結果。
　　啟用"自動恢復"功能
　　要在發生故障時讓Word自動恢復正在編輯的文檔，必須先期啟用Word的自動恢復功能，步驟如下：
　　單擊"工具"菜單中的"選項"命令，系統彈出"選項"對話框。單擊"保存"選項卡，選中"自動保存時間間隔"復選框，在"分鐘"框中，輸入時間間隔，以確定Word保存文檔的頻繁程度。依多數用戶之經驗，自動保存時間間隔以5～15分鐘為宜。實際上，在默認情況下Word已自動啟用瞭自動恢復功能，並以10分鐘為自動保存時間間隔。
　　如果你同時選中瞭"允許後臺保存"復選框，則Word將用後臺方式自動保存文檔，以便在保存文檔的同時，你能夠繼續進行編輯工作。
　　自動恢復"自動保存"文檔
　　在斷電或類似問題發生之後，要自動恢復 "自動保存"的文檔，步驟如下：
　　重新啟動Word，則所有在發生故障時處於打開狀態的文檔都會自動顯示出來。單擊"文件"菜單中的"另存為"命令，系統彈出"另存為"對話框。在"文件名"框中，鍵入或選定原有文檔的文件名，單擊[保存]按鈕。如有提示信息出現，詢問是否要替換原有文檔時，請單擊[是]按鈕，否則請單擊[否]按鈕，重新命名文檔。註意，在退出Word時，所有未保存的自動恢復文件都將自動被刪除。
　　手動打開自動恢復文件
　　如果在你重新啟動Word 2000後，自動恢復文件沒有自動打開，則你可以手動將其打開，步驟如下：
　　1、單擊常用工具欄中的"打開"按鈕，系統彈出"打開"對話框。
　　2、找到包含恢復文件的文件夾，默認情況下，Word 2000把自動恢復文件保存在"C:\Windows\Application Data\Microsoft\Word"文件夾中。如果你使用的是Windows NT 4.0或其後續版本的操作系統，或者你的電腦上有不止一個活動用戶配置文件，則自動恢復文件將保存在"C:\Windows\Profiles\用戶名\Application Data\Microsoft\Word"文件夾中。在"文件類型"下拉列表框中，單擊"所有文件"。每個自動恢復文件都命名為"'自動恢復'保存"，並以.wbk作為其擴展名(在未出故障前，自動恢復文件以.asd為擴展名)。單擊需要的自動恢復文件，單擊"打開"按鈕。
　　3、單擊常用工具欄中的"保存"按鈕，系統彈出"另存為"對話框，在"文件名"框中鍵入或選中已經存在的文件名，單擊"保存"按鈕。當有提示信息詢問是否覆蓋原有文檔時，請單擊[是]按鈕，否則請單擊[否]按鈕，重新命名文檔。
　　無法找到恢復文件原因
　　雖然你已啟用瞭Word 2000的自動恢復功能，但你卻沒有能夠找到恢復文件，則可能的原因如下：
　　1、電腦尚未自動保存恢復文件。
　　2、在未進行保存的情況下關閉瞭恢復文件。
　　3、可能刪除瞭恢復文件，恢復文件的擴展名為.wbk。
　　4、文檔可能是主控文檔，Word能為單獨的子文檔創建恢復文件，但無法為主控文檔創建恢復文件。
　　5、正在使用"Visual Basic 編輯器(VBE)"修改宏。"自動恢復"功能隻為在當前時段所修改的文檔創建恢復文件。如果在Word中打開文檔後，隻在VBE中進行瞭修改，那麼Word將不會認為該文檔發生瞭更改。